Thông thường, nhiều nhà quản trị xem việc đa nhiệm (multi-tasking) là điều cần thiết do họ phải đáp ứng quá nhiều yêu cầu, nhưng thực ra đa nhiệm làm hỏng hiệu quả. Phải chuyển đổi sự chú ý từ việc này sang việc khác - đang trả lời email thì bận nghe điện thoại chẳng hạn - làm tăng thời lượng cần để hoàn tất việc chính yếu lên 25%. Hoàn toàn tập trung vào một việc nào đó trong 90-120 phút, giải lao thật sự, rồi tập trung vào việc kế tiếp, sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Cách phân bổ này cũng giống như “chạy nước rút” theo đồng hồ sinh học: cố hết sức trong khi cơ thể hưng phấn, nghỉ ngơi khi trì trệ.

Chúng ta có thể tạo nên những thói quen giúp giảm thiểu những gián đoạn xảy ra liên tục. Chẳng hạn, rời bàn làm việc đi vào phòng họp để tránh xa điện thoại và email khi có việc cần phải tập trung. Hoặc thay đổi thói quen trả lời email ngay lập tức thành thói quen kiểm tra email mỗi ngày hai lần. Điều đó giúp chúng ta có thể phân bổ năng lượng của bản than một cách hợp lý để xử lý công việc được hiệu quả

Một thói quen tập trung rất hiệu quả của được các Performance Coach của Tập đoàn Mentally Fit Global gợi ý là xác định trước 3 ưu tiên quan trọng nhất của ngày hôm sau vào mỗi buổi tối (gọi là 3 huy chương vàng, bạc, đồng) và đưa việc này thành ưu tiên hàng đầu khi họ đến văn phòng vào mỗi buổi sáng. Điều đó giúp mỗi cá nhân chúng ta có thể có hiệu suất công việc cao nhất với chi phí về năng lượng thấp nhất, do không mất quá nhiều thời gian và công sức sa đà vào những hạng mục công việc không mang lại nhiều tác động trong công việc.